Les meetings ne devraient pas être pénibles. Ils ne devraient pas non plus être perçu comme un mal nécessaire en entreprise. Lorsqu’ils sont bien gérés, ils peuvent devenir l’un des outils les plus puissants d’amélioration de la performance, et ce à tous les niveaux.

Pourtant, nous entendons souvent une plainte persistante des équipes terrain à propos des meetings lors de nos audits de performance commerciale et opérationnelle,. Qu’il s’agisse de l’éternelle critique « trop de meetings » ou des préoccupations concernant la capacité des leaders à organiser des sessions utiles, productives et efficaces, deux facteurs majeurs émergent : les meetings elles-mêmes et la capacité des leaders à les animer.

Dans cet article, nous présentons une approche en trois étapes pour tout leader désireux de faire l’optimisation des meetings une de leurs résolutions pour la nouvelle année. Notre objectif est de vous aider à rendre vos meetings plus productifs, efficaces et—oserions-nous le dire—stimulants.

Identifiez vos types de meetings :

Dans la section suivante, nous examinerons comment la célèbre citation de Peter Drucker, « Vous ne pouvez pas manager ce que vous ne pouvez pas mesurer » s’applique aux meetings. Cependant, avant d’entrer dans des métriques dignes des KPIs de vente, reconnaissons que l’adage « Il faut nommer le mal pour le combattre » est plus adapté au premier nécessaire pour sortir de la réunionite aigue.

Tout comme la dégustation de vin, la maîtrise des meetings commence par la compréhension de leurs composants. Vous devez identifier et nommer les « ingrédients » d’un meeting pour en saisir l’essence—et en fin de compte l’évaluer et l’améliorer.

Patrick Lencioni propose une taxonomie simple des meetings, chaque type de meeting étant défini par un dénominateur commun autour des objectifs, de la structure, de la durée et de la dramaturgie.

• Le stand-up quotidien est un meeting de 5 minutes où les membres de l’équipe balaient leurs activités quotidiennes. Le bémol ? Reporting et quotidien ! Même s’il réduit les chaînes d’e-mails et aide l’équipe à se concentrer sur les priorités, il ne convient pas à toutes les organisations. La taille et la culture comptent.
• Le tactique hebdomadaire est un meeting de 45 à 90 minutes conçu pour balayer les activités et les métriques hebdomadaires et adresser les obstacles et résoudre les problèmes tactiques. Astuce? L’ordre du jour est défini par les participants, et non par le leader du meeting.
• Le stratégique mensuel consiste à discuter, analyser, réfléchir et décider des questions critiques affectant le succès à long terme. Durée? 2 à 4 heures.
• L’offsite trimestriel est une session de 1 à 2 jours pour revue de la stratégie, des tendances sectorielles, du développement des talents ou encore de la concurrence. Si vous prévoyez de faire la fête, clarifiez bien que cela ne doit pas être au détriment du travail et de l’attention.

Google propose un autre cadre pour catégoriser vos meetings :

• Point d’avancement : cette catégorie inclut les meetings réguliers d’équipe et de projet, où l’objectif principal est de s’aligner via une mise à jour sur les progrès, les défis et les prochaines étapes.
• Partage d’information : cette catégorie comprend les présentations, keynotes et conférences sur des changements à venir, de nouveaux produits ou une connaissance approfondie d’un domaine.
• Prise de décision : tous type de décisions sont prises dans toutes sortes de meetings ; les décisions critiques, en revanche, nécessitent des meetings et des processus dédiés incluant une collecte d’information rigoureuse, l’évaluation et la hiérarchisation des options, ainsi que leur vote.
• Résolution de problèmes : le contenu peut inclure, outre la résolution des problèmes courants, les stratégies pour naviguer dans un futur incertain,  l’identification des opportunités et menaces et les solutions viables à approuver.
• Innovation : ce sont des meetings où la créativité prime et qui débutent souvent par une réflexion hors des sentiers battus, via un brainstorming ou des associations d’idées, avant de repérer la solution la plus adaptée et d’assigner les tâches.
• Cohésion d’équipe : ils se concentrent sur le renforcement culturel et incluent les all-hands, les kick-offs, les sorties d’équipe et les événements d’entreprise.

Notre objectif n’est pas de prescrire une approche spécifique mais plutôt de vous guider pour identifier les éléments essentiels qui vous aideront à catégoriser efficacement vos types de meetings. Pour soutenir votre quête de productivité et d’efficacité, nous avons créé un cadre conçu pour vous aider à nommer et évaluer vos meetings :

Objectifs/Résultats/Structure/Audience/Style de leadership/Collaboration.

Réinventez votre routine de meetings :

Chaque meeting est unique. Se familiariser avec les types de meetings les plus courants vous aidera à identifier vos propres types de meetings et à les réinventer. Les premiers ingrédients d’un bon meeting sont les suivants : objectifs, résultats, audience et structure.

Avant de bouleverser votre routine, posez-vous cette question fondamentale : quels sont mes objectifs et résultats attendus pour chaque meeting ? Ces objectifs découlent de votre description de poste, de votre V2MOM, et de l’urgence et importance des questions ou décisions soulevées lors des meetings tactiques hebdomadaires.

Examinez ensuite la structure, incluant cadence et activités,  au service des objectifs et de l’issue attendue pour chaque meeting. L’audience est logiquement définie en fonction des objectifs et de l’issue attendus. L’issue génère tâches et  suivi. C’est l’essence même de l’exécution. Sinon, vous risquez de rester englué dans la réunionite.

Cette approche suffit généralement à évaluer vos meeting. Les trois étapes complètes sont développées ci-après.

Étape 1 : Cartographiez vos meetings actuels.
Pour chacun d’eux :

• Définissez les objectifs et résultats attendus : Que cherchez-vous à accomplir ?
• Reliez les objectifs des meetings à vos priorités absolues : vos meetings soutiennent-ils vos priorités absolues en tant que leader? Quel est l’équilibre entre sujets urgents et importants et projets à plus long terme ?

Vous pourriez découvrir des sujets redondants : c’est typiquement le cas pour les patrons des ventes, les Forecast et les revues individuelles d’opportunités. Certains objectifs peuvent ne pas être couverts, ou certains meetings peuvent ne pas atteindre les résultats attendus : c’est par exemple le cas lorsque le développement des talents est éclipsé par un agenda centré sur le business, laissant le coaching en profondeur au second plan.

Étape 2 : Approfondissez l’analyse.
Avant d’adopter les pratique de Lencioni ou de Google et de répartir les objectifs non adressés dans de nouveaux meetings, posez-vous les questions suivantes :

• Ciblez-vous le bon public ? Les participants sont-ils alignés sur l’objectif du meeting ou beaucoup se sentent-ils partiellement impliqués ou complètement largués? Qui est peu susceptible de contribuer de manière significative aux résultats?
• Adoptez-vous la bonne structure, y compris la cadence et le contenu ? Tombez-vous dans la routine ou maîtrisez-vous l’art d’introduire des sujets inattendus ou qui font appel à l’intelligence collective ?

Ces deux étapes préparent le terrain pour l’évaluation finale et la plus critique : VOUS et votre ÉQUIPE.

Étape 3 : Évaluez votre style de leadership et la dynamique de votre équipe.

• Comment évaluez-vous votre style de leadership, votre niveau de préparation et votre impact personnel ? Vous assurez-vous que les décisions ou les progrès réalisés sont systématiquement suivis à l’aide d’un référentiel qui fait foi.
• Êtes-vous clair sur le niveau de collaboration attendu de vos équipes ? Comment évaluez-vous la dynamique de l’équipe, y compris la contribution individuelle, le niveau d’interaction, l’énergie et l’engagement ?

Réflexions finales sur les meetings :

Nous ne connaissons aucune organisation sans meetings. Les équipes gagnantes et les organisations performantes excellent dans la conduite de meetings efficaces en utilisant les bonnes techniques. Notre cadre vous aidera, espérons-le, à réinventer vos meetings et à décider lesquels ajouter, ajuster ou fusionner.

Nous reconnaissons que de nombreuses organisations souffrent de réunionite. Le moyen le plus simple d’améliorer la productivité est de supprimer un meeting. Investiguez des alternatives plus impactantes : un e-mail concis, une newsletter bimensuelle mettant en lumière les initiatives clés de l’équipe de leadership ou des publications régulières sur votre réseau social d’entreprise.

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